臨櫃當場說不能辦，先記下什麼再離開

臨櫃最容易在「今天不能辦」之後失去線索。有人立刻回家重印，有人把同一包資料轉給隔壁櫃，有人只記住「櫃檯說不行」。比較穩的做法是先留下可回查的現場紀錄，再決定下一步。

這頁在回答什麼，不在回答什麼

這頁處理還沒有書面補正通知時，現場被拒、被請回或被口頭要求補件。已經收到補正、補件或退回修正通知，改走書面補正怎麼核對。已經把申請送到其他機關並收到移送，改走移送追蹤。

《行政程序法》第 17 條處理的是機關認無管轄權時的移送與通知，不是每一次口頭「這裡不收」的自動效果。不要把現場一句話寫成「已經依法移送」。

離開櫃台前，至少記下七件事

1. 日期與時段：哪一天、大約幾點。
2. 機關與櫃檯：正式機關全名、樓層或業務別，不要只記「3 號窗」。
3. 對方怎麼稱呼自己：單位、職稱；沒有也不要編造。
4. 不能辦的原因：缺件、非管轄、要預約、系統維護，還是要本人到場。
5. 缺的是什麼：文件名稱、正本或影本、表單版本。
6. 下一步：要改去哪個窗口、是否會開單、能否寫下業務電話。
7. 你帶了什麼去：案件編號、通知文號、已出示的證件。

若窗口願意在便條或收件聯上寫「缺某某文件」，留下那張紙。不願意寫，就在自己的筆記本標示「口頭說明，尚無書面」。

先分清：缺件、非管轄、還是今天不收

缺件。 補齊後通常仍回同一窗口。補件方法見補正文，不要先換一套全新表單覆蓋舊版。

非管轄。 問有沒有書面或系統可指出正確收件機關。出發前本來就該分中央還是地方窗口。在取得去向前，不要同時寄三份。

今天不收。 可能是額滿、未開放時段或要預約。這比較接近作息與現場管理，回到該機關公告再約下一次。

查自己的案件卻被拒絕，先確認你是否已證明當事人，再判斷是身分不足，還是窗口無權提供。

第一次找政府機關、還在分找窗口還是臨櫃查詢時，回到第一次找台灣政府機關怎麼開始。

本文不判斷現場口頭說明的法律效力，也不代替補正期限計算。重要事項應取得書面、系統紀錄或正式通知。